Trucs et astuces pour une veille réussie

“Veille : Démarche organisée visant à améliorer la compétitivité de l’entreprise par la collecte, le traitement d’informations et la diffusion de connaissances utiles à la maîtrise de son environnement (menaces et opportunités) et à la prise de décision. Ce processus d’aide à la décision utilise des outils spécifiques, mobilise les salariés et s’appuie sur l’animation de réseaux internes et externes”.

Voici donc la définition du Mercator-Publicitor en ligne. Et, vous l’aurez compris en lisant ces lignes, la veille est un élément central, fondateur du travail du communicant, et de l’étudiant ESPien. Concurrentielle, documentaire, juridique, stratégique, peu importe sa forme et sa nature, la veille est vitale … et suppose de la méthode. C’est là toute la question. Comment mettre en place une veille, l’organiser, l’optimiser ? Les étudiants de bachelor 2eme année vous donnent quelques conseils.

 

Pocket, l’application qui évite des heures de galère – Batistin BARTHE

Lors de mes études en communication, j’ai eu l’opportunité de travailler pour des projets et des dossiers importants en fil rouge tout au long de l’année. Ces dossiers ont demandé beaucoup de recherches. Au début, j’y allais un peu au feeling en copiant-collant mes liens pour les mettre dans une page “bibliographie”. Malheureusement, cela me faisait perdre énormément de temps car lorsque je voulais m’appuyer sur une source, je n’avais que les liens, n’ayant écrit ni le titre ni le contexte de l’article. Je devais alors quasiment tous les rouvrir pour trouver lequel correspondait à la partie étudiée. Une perte de temps conséquente et un véritable casse-tête.

Coup de chance : en milieu d’année, je découvre l’application Pocket, d’abord sur ordinateur puis sur téléphone. L’utilisation est ultra-simple : on crée un compte et on peut directement sauvegarder les liens des contenus intéressants. Plusieurs cas de figures :

  • Dans la vie étudiante et/ou professionnelle, on peut condenser toute sa veille directement dans l’application.
  • Dans sa vie personnelle, Pocket peut servir de plateforme ou l’on compile tous nos “Read it later”. 

On a simplement besoin d’appuyer sur le bouton “+” et de copier-coller le lien. On a alors, sur l’application, un aperçu de l’article avec une illustration, un titre et le début du contenu rédigé. Il suffit de cliquer sur cet aperçu pour être redirigé sur une page Pocket reprenant tout le contenu de la page visée. Il est alors beaucoup plus simple de retrouver directement ce que l’on trouvait intéressant. 

Désormais je gagne du temps lorsque je retranscris mes documents et livrables, et j’y vois beaucoup plus clair dans ma veille, mes analyses n’en sont que meilleures. Pocket est un véritable allié et j’encourage toutes les personnes consciencieuses à utiliser cette application dans l’optimisation, et de la veille et du planning.

Le questionnement de la veille, c’est essentiel – Yann DEMARET

Constituer et alimenter une veille est un travail de longue haleine, parfois laborieux, rébarbatif. Il est donc impératif d’économiser ses efforts en optimisant sa technique de recherche. 

Pour construire une veille pertinente, beaucoup ont recours à des outils de recherche tels que les Google alertes ou encore Pocket. Pour ma part, j’utilise une astuce qui repose sur une méthodologie de questionnement. Ce sont toujours plus ou moins les mêmes interrogations qui orientent mes recherches : qui achète …? À quel prix…? Depuis quand ?

Le but est de pousser le moteur de recherche à dévoiler les sites internet contenant le plus d’informations possibles sur les cibles et le marché du produit traité. Elles permettent de directement taper dans le mille. Ensuite le reste du questionnement prend la forme de tiroirs dépendant des réponses précédentes afin de creuser plus profondément. 

 

Mobiliser ses connaissances – Lou GOURNAY

Lorsque je réalise une veille, j’opère d’abord un brainstorming de ce que je sais sur le sujet pour établir les connaissances que j’ai déjà, et voir où je peux m’orienter. 

  • Je prends donc une feuille, un stylo, je m’assois confortablement et je note tout ce qui me vient en tête lorsque j’entends l’énoncé de mon sujet ! J’essaie aussi de le comparer à ce que je sais sur le monde, sur les tendances actuelles du moment ; car sans s’en rendre compte, notre esprit enregistre les messages que nous envoie notre environnement. Il suffit d’y réfléchir suffisamment pour y avoir accès. 
  • Je me donne en général une journée afin de laisser les idées émerger. Il m’arrive aussi parfois de demander à mes proches ce que ce sujet leur inspire pour voir s’ils ont pensé à d’autres axes qui ne m’étaient pas venu à l’esprit. C’est donc en quelque sorte un brainstorming solo qui se transforme en brainstorming collectif. 
  • Une fois que j’ai mes idées, je tape des mots clés sur Internet et je regarde les articles qui sortent. Je répertorie les idées en fonction de leur importance, des dates de publication des articles, mais aussi de leur pertinence. Cela booste la mémoire tout en se cultivant, ce que je trouve assez ludique. Faire une veille devient donc un jeu. 
  • J’ai également appris à ne pas me limiter aux articles de journaux, aux dictionnaires. Certains blogs sont tenus par des passionnés qui connaissent très bien leur sujet. Ils sont assez réactifs et peuvent répondre à vos questions si vous en avez. Échanger avec ces personnes permet de voir si vous avez bien compris le sujet. 

Ma méthode est donc la suivante : commencez par penser à votre thème et à vos connaissances sur le sujet, puis enrichissez vos connaissances à l’aide des nombreux moyens mis à votre disposition : internet, particuliers, conférences, livres, films… Vous pourriez être surpris de la quantité d’informations et de données que vous allez emmagasiner sans le savoir !  

Une veille mal organisée est une veille non pertinente – Eva HERRY

L’astuce imparable pour réaliser une veille de façon efficace ? Savoir exactement ce que l’on va chercher. Pour cela, il faut :

  • planifier ses recherches, notamment au niveau du type de contenu recherché 
  • prévoir le moment où nous allons rechercher ces informations.

Et, selon le sujet que vous choisissez, plusieurs options s’offrent à vous. Si le sujet vous est inconnu, il est alors préférable d’établir les axes primaires des recherches :

  • contexte interne (annonceur/sujet/entreprise, produit/service/marque, ou est-il consommé/acheté, ce que cela génère, quelle est la communication autour du sujet….) 
  • contexte externe (le marché, ses tendances, les concurrents, les consommateurs, l’image et l’importance du sujet dans la société…).

Vous pouvez lister dans un premier temps les informations que vous possédez déjà sur le sujet puis déterminer des axes de recherches plus précis, tout en vous aidant des axes primaires cités plus haut, qui vous permettront par la suite de connaître le sujet sur le bout des doigts.

Pour savoir quand chercher les informations, deux choix s’offrent à vous. 

  • Organiser un planning regroupant toutes les informations, ce qui vous permettra d’avoir une vue d’ensemble et de ne pas être pris de panique … mais cela ne permet pas de chercher les informations selon l’actualité.
  • S’appuyer sur les évènements liés à vos sujets ou les moments forts dans l’année qui impacteraient l’évolution de ce dernier. 

En résumé, une veille mal organisée est une veille non pertinente. Chercher sans but n’a aucun sens, et ne mène à rien qui pourra vous aider à soutenir vos arguments concrètement. Alors a vos ordinateurs, vos stylos et vos papiers : 1,2,3 veillez !

 

La fonctionnalité “Favoris” – Melissa LEMOIGNE

Sur n’importe quel ordinateur ainsi que sur tous les navigateurs de recherche, nous avons la possibilité de créer, d’organiser et gérer une liste de favoris qui nous est propre. 

  • Dans une optique de veille permanente, l’utilisation de sites favoris peut aider à se tenir informé des dernières publications. C’est le même principe qu’un marque-page virtuel, il nous est possible de réouvrir une page en y ajoutant des notifications. 
  • Comment ? C’est tout simple. Depuis la page « Gérer mes favoris », vous pouvez cocher pour le favori souhaité la case « activer les notifications ». Ce dispositif permettant d’y placer les liens de page internet les plus importantes à nos yeux ou bien celles que nous utilisons le plus. C’est un excellent moyen pour rester informé des parutions et y accéder en un simple clic. 
  • On peut également créer des alertes, c’est notamment possible avec Firefox. Vous pouvez recevoir des alertes en cochant la case “recevoir des alertes par mail”.

 

 Un plan au préalable – Chjara MORGE ZUCCONI

Comme beaucoup, je considère qu’établir une veille est une première étape essentielle au début d’un projet. Pour faire ce travail, mon astuce personnelle est d’imaginer au préalable un plan de chaque étape de mon raisonnement. Ce plan m’indiquera ensuite dans quel ordre faire mes recherches.

  • Je décompose ce plan en parties, puis en sous-parties, avec des tirets retraçant les différents éléments de ma veille.
  • Une fois mon plan terminé, je le transforme en tableau. 
  • Je peux ensuite commencer mes recherches en les plaçant dans la bonne colonne.
  • Une fois mes recherche terminées, j’opère une sélection des informations les plus importantes. 
  • Après en avoir sélectionné suffisamment, j’inscris mon plan au propre et y associe les différents documents trouvés. 

La dernière étape est d’écrire mon point de vue sur chaque partie de mon plan. J’y ajoute ainsi ma touche personnelle, et cela permet d’y voir plus clair sur cette masse d’informations !

 

Google Alerts, l’outil intemporel – Agshara NITHIYANANTHAN

Les Google alertes constituent un très bon moyen de valoriser l’actualité qui m’intéresse, notamment quand je cherche à faire de la veille sur un sujet spécifique. Cet outil me permet de trouver les informations les plus pertinentes en utilisant des sources fiables et de recevoir ces informations à n’importe quelle période de la journée. 

Je peux être informée dès la sortie d’un article et le comparer plus rapidement avec les informations déjà à disposition lorsque je fais une une simple recherche. Prenons un exemple : on décide de travailler sur la FIAC, un événement qui a énormément été relayé sur internet. 

  • Un sujet si précis demande des informations auxquelles on n’aura pas accès directement en faisant une simple recherche sur internet. Les notifications nous permettent donc de filtrer ces informations afin d’obtenir les meilleures réponses aux questions. 
  • Il est également possible de cibler davantage les sources qui nous sont proposées en choisissant les blogs, les articles, les discussions et bien d’autres supports en fonction de nos méthodes de travail habituels. Les critères que nous utilisons pour nos recherches peuvent être modifiées à tout moment et permet ainsi d’affiner et de maîtriser au mieux notre sujet.

 

Gagner du temps – Marine RENARD

Pour faire une bonne veille, il me semble essentiel au préalable de regrouper tous les documents recherchés. Pour effectuer cette recherche, on tape les mots clés et ensuite on place ses documents dans un logiciel comme Pocket. 

Il convient alors d’imprimer les documents important en les ayant datés (date de l’article) et nommés  (sujet principal). Cela permettra de graduer l’importance des informations et de mettre à jour les informations issues dans un autre article, puis de pouvoir les classer sans perte de temps. 

Quant à trier sa veille, cela peut permettre d’empêcher les doublons et donc de mélanger les idées. Lorsque l’on a des chiffres il est essentiel d’avoir les derniers sur le marché. 

Pour résumer il faut traiter et classer efficacement ses informations pour un gain de temps et des informations ponctuelles. 

 

Crédibilisez vos arguments – Agathe SIGNORET

Une veille doit être organisée afin d’être constructive et utile. Mon astuce ? Suivre un déroulement logique. 

  • Commencer par définir le sujet principal, c’est-à-dire le thème. 
  • S’approprier son histoire (son origine, ses dates clés, etc.) et son univers afin de vraiment comprendre son essence, sa réalité, son actualité. Marché, évolution, tendances actuelles et à venir. 
  • Définir les concurrents directs et indirects proches, car ils sont nombreux et comme on dit “il vaut mieux être proche de ses ennemis”. 

Tout cela permet de collecter des informations plus ou moins nécessaires et pertinentes que l’on va ensuite classer en points faibles et points forts, qui permettront de formuler des problématiques, et serviront de preuve et d’appui pour crédibiliser nos arguments. 

 

L’objectif, c’est la réussite” – Marie SMID

Afin de faire une veille pertinente il faut commencer par le commencement : définir les objectifs de la veille. C’est la technique du «Top Down »en référence au monde du travail. Il s’agit de définir ses objectifs, d’observer comment d’autres ont fait pour les atteindre, puis de déterminer quelle est la technique la plus efficace pour reproduire le même cheminement. 

Cette méthode permet d’arriver à ses objectifs de façon quasi évidente. Elle peut être appliquée dans différents domaines, notamment pour réaliser une veille pertinente. C’est un mode de vie, un mode de fonctionnement à acquérir afin de progresser et de viser toujours plus haut. Selon moi cette technique, est infaillible et pour des personnes comme moi qui ont tendance à se déconcentrer facilement permet de toujours garder le cap sur le sujet, de ne pas dévier,de ne pas m’éparpiller dans mes recherches.